Bezoekers melden zich aan via WhatsApp of een QR-code bij de ingang. Medewerkers en studenten parkeren op kenteken. Bij open dagen en conferenties regelt Revtek de toegang automatisch, zonder extra personeel.
Plan een demoAutomatisch
toegang voor medewerkers op kenteken
Tijdgebonden
codes voor gastdocenten en leveranciers
Per groep
capaciteit voor medewerkers, studenten en bezoekers
AVG
compliant bezoekersregistratie
Elke ouder, gastdocent of leverancier passeert dezelfde balie. Op drukke momenten vormt zich een rij. Medewerkers zijn bezig met administratie terwijl er bezoekers wachten.
Dubbele administratie. Nieuw personeelslid aanmelden betekent handmatig invoeren in meerdere systemen.
Honderden externe bezoekers met een papieren lijst aan de deur. Eén persoon coördineert alles en staat de hele dag onder druk.
Revtek koppelt uw HRM en studentenadministratie aan de toegangscontrole en parkeerbeheer. Medewerkers en studenten automatisch toegelaten, bezoekers tijdgebonden.
Gastdocenten, leveranciers en ouders ontvangen tijdgebonden toegangscodes. Geen handmatige balieverwerking.
Vaste gebruikers rijden direct naar binnen. ANPR koppelt aan uw HRM of studentenadministratie.
Bulk-import van bezoekers via CSV. Iedereen ontvangt automatisch een persoonlijke QR-code per e-mail of WhatsApp.
Bezoekersgegevens uitsluitend verwerkt voor toegangsbeheer. Automatisch verwijderd na afloop van het evenement.
Medewerkers, studenten, gastdocenten en contractors hebben elk eigen toegangsrechten en tijdvensters.
Realtime inzicht in wie aanwezig is, welke parkeerterreinen bezet zijn en hoe evenementen verlopen.
Routebeschrijvingen, parkeerfaciliteiten, aula-tijden, noodprocedures: voer het één keer in. Bezoekers, studenten en medewerkers stellen vragen via WhatsApp en krijgen direct antwoord.
Voor een open dag, conferentie of examendag uploadt u de deelnemerslijst als Excel-bestand. Iedereen ontvangt automatisch een persoonlijke QR-code, zonder handmatige invoer.
Een school of hogeschool ontvangt elke week andere bezoekers dan een kantoor. Ouders komen voor een gesprek met de mentor, gastdocenten geven een les, aannemers werken in de vakantie aan het gebouw en leveranciers rijden 's ochtends vroeg naar de kantine. Revtek registreert elke bezoeker met naam, kenteken en tijdvenster, zodat de receptie weet wie er op het terrein is en voor wie.
De docent die de gast uitnodigt, zet naam, kenteken en tijdvenster in het dashboard of stuurt een bericht via WhatsApp. Komt dezelfde gastdocent elk semester op vaste dagen, dan legt u één terugkerende boeking vast: wekelijks, om de week of maandelijks.
Voor een oudergesprek stuurt de mentor een aanmeldlink mee met de uitnodiging. De ouder vult zelf het kenteken in en de mentor hoeft verder niets te doen. Bij aankomst opent de slagboom binnen het gekozen tijdvenster.
Een schilder die twee weken in de zomervakantie werkt, krijgt toegang voor precies die periode. Na de einddatum opent de slagboom niet meer voor dat kenteken, zonder dat iemand de toegang hoeft in te trekken.
Vaste leveringen voor de kantine of de conciërge plant u als terugkerende boeking. Staat er onverwacht een bestelbus voor de slagboom, dan laat een medewerker die binnen vanuit het live camerabeeld.
Op een campus delen medewerkers, studenten en bezoekers vaak hetzelfde parkeerterrein. U stelt per groep een capaciteit in, bijvoorbeeld een vast aantal plekken voor medewerkers en een deel voor bezoekers. Live tellers laten zien hoeveel plekken per groep bezet zijn. Is het bezoekersdeel op het gevraagde tijdstip vol, dan stelt het systeem een ander moment voor.
Heeft de instelling meerdere gebouwen met elk een eigen parkeerterrein, dan beheert u die als aparte zones in één omgeving. Een scherm bij de ingang toont de actuele bezetting, zodat bezoekers meteen doorrijden naar een terrein met vrije plekken.
Een medewerker voert naam, kenteken en tijdvenster in via het dashboard of via WhatsApp. Of de medewerker stuurt de bezoeker een link om het kenteken zelf in te vullen.
Vragen over de route, de parkeerregels of de openingstijden beantwoordt de WhatsApp-assistent uit een kennisbank die de school één keer invult.
De camera leest het kenteken en de slagboom opent binnen het tijdvenster. Een bezoeker zonder aanmelding laat de receptie binnen vanuit het camerabeeld.
Het dashboard toont wie er op het terrein is. Via webhooks gaan aankomst en vertrek door naar andere systemen van de school.
Voor kantoren werkt het op dezelfde manier. Een uitgebreider voorbeeld staat in het artikel over bezoekersregistratie via WhatsApp.
Op een gewone schooldag komen bezoekers verspreid over de dag. Op een open dag of bij een diploma-uitreiking staan er veel meer auto's tegelijk voor de ingang, en dan wilt u vooraf weten hoeveel plekken er nodig zijn.
Bezoekers melden zich vooraf aan met hun kenteken via de aanmeldlink. U verhoogt voor die dag de capaciteit voor bezoekers, terwijl de plekken voor medewerkers gereserveerd blijven. Verandert de parkeerroute, dan stuurt u één WhatsApp-bericht naar alle aangemelde bezoekers.
Externe surveillanten en gecommitteerden meldt u vooraf aan, zodat zij zonder oponthoud bij de receptie het terrein op rijden. Het scherm bij de ingang laat zien welk terrein nog ruimte heeft, en dat scheelt zoekverkeer rond het examengebouw.
Verhuurt de school de aula of sporthal voor een evenement, dan kunnen bezoekers hun parkeerplek vooraf betalen via Mollie. Met kortingscodes geeft u vrijwilligers of deelnemers gratis toegang.
Op een school zijn minderjarigen aanwezig, dus u wilt precies weten welke gegevens een toegangssysteem bewaart en hoe lang. Revtek registreert kentekens van voertuigen die de slagboom passeren en verwijdert kentekenfoto's na 7 dagen automatisch. De verwerking is vanaf het ontwerp ingericht volgens de AVG.
Bezoekers en studenten installeren geen app en maken geen account aan: aanmelden en vragen stellen gaan via WhatsApp. Welke afspraken u als school met een leverancier over kentekenregistratie vastlegt, staat in onze checklist voor ANPR en de AVG.
Gebruikt de school al Paxton Net2 of Paxton10 of Salto KS voor de deuren, dan koppelt Revtek daarop en blijft dat systeem in gebruik. Met webhooks (visitor.arrived en visitor.departed) sturen we aankomst en vertrek door naar andere software.
Revtek verzorgt de schouw, de installatie en de service zelf, in Nederland, België, Duitsland en Greater London. Wat het per maand kost, ziet u op de prijzenpagina.
Plan een gratis demo en zie hoe Revtek werkt voor uw campus.
Of mail naar info@revtek.nl