Case · AI Event Coordinator

Eén AI-assistent draaide het hele Hette Spoelstra toernooi

Op het tweedaagse Hette Spoelstra toernooi bij WV-HEDW in Amsterdam, met 361 wedstrijden, verzorgde de Revtek AI Event Coordinator de volledige communicatie met scheidsrechters, vrijwilligers, teammanagers en bezoekers. Alles via WhatsApp, zonder dat iemand een app hoefde te installeren.

WV-HEDW · Amsterdam Tweedaags toernooi · 2026 229 deelnemers 361 wedstrijden 5.088 berichten
Toernooileiding dient een wedstrijduitslag in via WhatsApp op het Hette Spoelstra toernooi
Een uitslag indienen op het veld. Geen app, geen inlog, gewoon WhatsApp.
De resultaten

Wat het platform automatisch afhandelde

99,2%
uitslagen via de bot ingediend358 van 361 wedstrijden
92%
self-service ratevragen direct door de bot beantwoord
855
automatische notificatiescheck-ins, reminders & scores
2s
mediane reactietijdgemeten over 5.021 berichten
5.088
berichten verwerkt3.544 ontvangen · 3.544 verstuurd
5 / 5
incidenten afgehandeldalle gemelde incidenten opgevolgd
807
bereik via broadcastsgerichte berichten aan rollen
~100 u
vrijwilligerstijd bespaardgeschat over het toernooi
Op locatie

Eén QR-code door het hele sportpark

Bij de ingang, langs de velden en in de kantine hing dezelfde code. Scannen opende een WhatsApp-gesprek dat wist wie je was en bij welk team je hoorde.

QR-bord van Revtek Matchday langs het speelveld bij WV-HEDW Amsterdam
Langs het veld: standen en uitslagen zonder naar de organisatietafel te lopen.
QR-bord van Revtek Matchday in de kantine van WV-HEDW Amsterdam
In de kantine: alle toernooi- en Tournify-informatie op één plek.
Op de dag zelf

De organisatietafel bleef leeg — en dat was de bedoeling

Zonder bot staat er vanaf 09:00 een rij aan de tafel: scheidsrechters die hun veld zoeken, vrijwilligers die hun dienst opvragen, ouders die het schema willen. De telefoon gaat constant. Met de bot verdwijnt die rij.

  • Een scheidsrechter vroeg zijn schema op via WhatsApp — antwoord in 2 seconden, automatisch.
  • 358 uitslagen kwamen binnen zónder één telefoontje naar de organisatie.
  • 147 vrijwilligers kregen een dienst-reminder — geen vergeten shifts, geen last-minute paniek.
  • Bezoekers volgden live scores van hun team via WhatsApp — zonder de tafel te bestormen.
~100
uur vrijwilligerstijd bespaard
1.778
keer niet naar de tafel gehoeven
6 min
tussen elke afleiding zónder bot
Per rol

Vijf rollen, elk hun eigen assistent

Scheidsrechters
Toegewezen95
Gekoppeld via bot85 (89%)
Check-in notificaties286
Uitslagen via bot358 / 361
Vrijwilligers
Geregistreerd84
Dienst-reminders147
Stock-meldingen50
Wisselalarmen34
Bezoekers & teamleiders
Bezoekers geregistreerd48
Teams gevolgd (score-alerts)38
Score-resultaat notificaties131
Standen-vragen beantwoord49
Waarom WhatsApp

De reden dat het werkte: geen app

93%

van de Nederlanders gebruikt WhatsApp dagelijks

98%

openingspercentage van WhatsApp-berichten

0

apps te downloaden — QR scannen en je hebt direct een assistent

Hier komt een quote van de toernooiorganisatie.

Demo

Uw evenement op de automatische piloot?

Binnen 30 minuten weet u of het past — gratis en vrijblijvend.

Plan een demo Meer over Event Coordinator