Case · AI Event Coordinator

Eén AI-assistent draaide een heel toernooi

Tijdens een tweedaags sporttoernooi met 361 wedstrijden verzorgde de Revtek AI Event Coordinator de volledige communicatie met scheidsrechters, vrijwilligers, teammanagers en bezoekers — via WhatsApp, zonder dat iemand een app hoefde te installeren.

Tweedaags toernooi · 2026 229 deelnemers 361 wedstrijden 5.088 berichten
De resultaten

Wat het platform automatisch afhandelde

99,2%
uitslagen via de bot ingediend358 van 361 wedstrijden
92%
self-service ratevragen direct door de bot beantwoord
855
automatische notificatiescheck-ins, reminders & scores
2s
mediane reactietijdgemeten over 5.021 berichten
5.088
berichten verwerkt3.544 ontvangen · 3.544 verstuurd
5 / 5
incidenten afgehandeldalle gemelde incidenten opgevolgd
807
bereik via broadcastsgerichte berichten aan rollen
~100 u
vrijwilligerstijd bespaardgeschat over het toernooi
Wat dit betekent in de praktijk

De organisatietafel bleef leeg — en dat was de bedoeling

Zonder bot staat er vanaf 09:00 een rij aan de tafel: scheidsrechters die hun veld zoeken, vrijwilligers die hun dienst opvragen, ouders die het schema willen. De telefoon gaat constant. Met de bot verdwijnt die rij.

  • Een scheidsrechter vroeg zijn schema op via WhatsApp — antwoord in 2 seconden, automatisch.
  • 358 uitslagen kwamen binnen zónder één telefoontje naar de organisatie.
  • 147 vrijwilligers kregen een dienst-reminder — geen vergeten shifts, geen last-minute paniek.
  • Bezoekers volgden live scores van hun team via WhatsApp — zonder de tafel te bestormen.
~100
uur vrijwilligerstijd bespaard
1.778
keer niet naar de tafel gehoeven
6 min
tussen elke afleiding zónder bot
Per rol

Vijf rollen, elk hun eigen assistent

Scheidsrechters
Toegewezen95
Gekoppeld via bot85 (89%)
Check-in notificaties286
Uitslagen via bot358 / 361
Vrijwilligers
Geregistreerd84
Dienst-reminders147
Stock-meldingen50
Wisselalarmen34
Bezoekers & teamleiders
Bezoekers geregistreerd48
Teams gevolgd (score-alerts)38
Score-resultaat notificaties131
Standen-vragen beantwoord49
Waarom WhatsApp

De reden dat het werkte: geen app

93%

van de Nederlanders gebruikt WhatsApp dagelijks

98%

openingspercentage van WhatsApp-berichten

0

apps te downloaden — QR scannen en je hebt direct een assistent

Hier komt een quote van de toernooiorganisatie.

Demo

Uw evenement op de automatische piloot?

Binnen 30 minuten weet u of het past — gratis en vrijblijvend.

Plan een demo Meer over Event Coordinator